Vermeiden Sie diese 8 Fehler bei der Planung von Fundraising-Events.

Verwenden Sie diese Checkliste, wenn Ihr gemeinnütziger Verein das nächste Mal eine Spendenaktion plant. Diese Tipps können den Unterschied zwischen Geld verdienen und nicht verdienen bedeuten.

Fundraising Event Fehler, die Sie vermeiden müssen, um Geld zu verdienen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung mehr Geld einbringt, als sie kostet.

CaiaimageChris RyanCaiaimageGetty Bilder

Fundraising-Events sind eine fantastische Möglichkeit, Gelder und Bewusstsein für Ihre Sache zu schaffen. Leider gibt es eine ganze Reihe von Fundraising-Veranstaltungen, die Geld verlieren oder ihre Kosten nur knapp decken.

Aber keine Sorge – wir haben die acht wichtigsten Fehler, die die meisten gemeinnützigen Organisationen machen, zusammengetragen, die Art von Fehlern, die eher zu Verlusten als zu Gewinnen führen. Wir werden diese Fehler behandeln und Ihnen konkrete Ratschläge geben, wie Sie jeden Fehler bekämpfen können.

Nun, kommen wir zur Sache und entwickeln Lösungen für jeden dieser Fehler:

Zu lange warten, um mit der Planung zu beginnen.

Der erste Fehler ist ein Anfänger-Fehlschritt. Es ist einfach zu machen. Und leicht zu vermeiden. Seien wir ehrlich. Wir alle waren da, wir haben unsere Fähigkeiten überschätzt und die Schwierigkeiten und versteckten Herausforderungen einer Veranstaltung unterschätzt. Deshalb haben wir gewartet, bis es nur noch ein paar Monate sind, bevor wir idealerweise eine Veranstaltung veranstalten möchten, um etwas zusammenzuwerfen.

Das Warten bis zur letzten Minute nützt niemandem, am wenigsten Ihrer Organisation.

Wie entscheiden Sie, wann der richtige Zeitpunkt für die Planung einer Veranstaltung ist? Es beginnt mit der Festlegung Ihrer Fundraisingziele. Du musst dich zuerst fragen: „Was hoffen wir mit diesem Ereignis erreichen zu können?“

Die Antwort gibt Ihnen Raum für Ihre Fundraising-Veranstaltung. Wenn Sie darauf abzielen, Tausende von Dollar für ein bestimmtes Projekt zu sammeln, wissen Sie, dass Sie so viel mehr Stunden in die Vorbereitung investieren müssen.

Wenn Sie jedoch kein konkretes Ziel vor Augen haben, sollten Sie sich vor der Planung Ihrer Veranstaltung eines überlegen.

Letztendlich ist dein Ziel das, was den Rest deiner Entscheidungen verankern wird.

Sobald Sie ein Ziel festgelegt und den Umfang Ihrer Veranstaltung festgelegt haben, können Sie mit der Recherche beginnen, wie lange jede Art von Veranstaltung dauern könnte (z.B. die Planung einer stillen Auktion kann 9-12 Monate dauern!).

Es gibt leider keine feste und schnelle Regel, wenn es darum geht, einen Zeitpunkt für die Planung auszuwählen. Je mehr Zeit Sie sich jedoch geben, desto mehr Zeit haben Sie zum Atmen und Reparieren von Schlaglöchern, auf die Sie dabei stoßen. Geben Sie sich selbst mindestens 6-12 Monate Zeit, um eine bestimmte Fundraising-Veranstaltung zu planen. Im Zweifelsfall ist es besser, mehr Zeit einzuplanen, als Sie denken.

Kein Thema für die Spendenaktion auswählen

Am Ende ist ein Thema einfach eine verbindende Idee. Es ist das, was alle Ihre Bemühungen unter einem Dach vereint. Die meisten Menschen betrachten ein Thema als etwas in der Art von „Under the Sea“ oder „Las Vegas Casino Night“. In Wahrheit sind das große Themen. Sie sind jedoch nicht die besten Ideen, die für Ihren Zweck möglich sind.

Wenn du Geld von Spendern sammeln möchtest, muss dein Thema von einem ehrlichen Ort kommen. Es muss eine gewisse Bedeutung haben.

Allerdings kann ein traditionelles Thema überarbeitet werden, um diese Kriterien zu erfüllen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass dieses Jahr das Jahr ist, in dem Sie ein deutliches Wachstum planen. Sie möchten dies Ihren Veranstaltungsteilnehmern mitteilen. Aber, wie? Mit einem lustigen Thema, natürlich!

Stellen Sie sich einen Raum für ein Fundraising-Dinner-Event vor, der sich wie ein wahrer Dschungel anfühlt, gefüllt mit Bäumen und Wildtieren und vor allem mit Möglichkeiten. Du hast es erraten! Das Thema ist „Grow With Us“.

Die besten Themen sind solche, die doppelt so aufregend und zum Nachdenken anregend sind.

Denken Sie daran, dass das von Ihnen gewählte Thema eine unbewusste Nachricht an Ihre Teilnehmer sendet, also wählen Sie klug!

Egal welche Art von Spendenaktion Sie planen, es schadet nie, sie mit einem lustigen Thema zu bereichern. Wähle ein verlockendes, bedeutungsvolles Thema und führe es aus!

Verzicht auf Markenprodukte für Ihre Veranstaltung

Es kann einfach sein, Produkte als Teil Ihrer Fundraising-Veranstaltung zu entlassen. Sie scheinen wie zusätzliche Kosten ohne eine ganze Menge zusätzlichen Nutzen. Der Return on Investment (ROI) von Fundraising-Produkten ist astronomisch.

Wenn Sie darüber nachdenken, ist es praktisch unbezahlbar, ein Markenprodukt zu haben, das Ihre Veranstaltungsteilnehmer in den nächsten Jahren tragen oder ausprobieren können. Es ist Werbung von Ihren Spendern!

Darüber hinaus können Ihre Veranstaltungsteilnehmer für die kommenden Jahre ein Hemd oder ein Getränk aus einer Wasserflasche tragen, auf dem der Name Ihrer Organisation (und die Namen Ihrer Sponsoren) deutlich sichtbar angebracht sind. Wenn sie dieses Produkt fünf Jahre lang verwenden, bedeutet das unzählige Werbemöglichkeiten.

Hunderte von Freunden, Familienmitgliedern und Bekannten können die Nachricht auf diesem Hemd oder dieser Wasserflasche lesen und fragen: „Worum geht es bei dieser Organisation?“ Mit etwas Glück wird es ihre Interessen wecken, und diese Freunde und Familienmitglieder werden sich mit Ihrer gemeinnützigen Organisation beschäftigen.

Sie denken vielleicht: „Was ist mit Überbeständen? Was machen wir mit all den Extras, die wir bestellt haben?“ Schließlich muss ein T-Shirt in mehreren Größen bestellt werden.

Die Crowdfunding-Finanzierung Ihrer Produkte löst jedoch die Überbestände (und Größenprobleme). Bei T-Shirts kann sich jeder Teilnehmer vorab seine Größe, seinen Stil und seine Farbe aussuchen. Auf diese Weise hast du nie irgendwelche Statisten, die herumliegen, und jeder bekommt genau das, was er oder sie will.

Über eine Crowdfunding-Plattform kann jeder Teilnehmer den gewünschten Werbeartikel auswählen, eine Bestellung aufgeben und das Produkt wird direkt an ihn versandt.

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, stellen Sie sicher, dass Sie Markenprodukte in Ihre Eventstrategie aufnehmen. Bei der Produktförderung geht es nicht nur um tolle T-Shirts. Es gibt Dutzende von Produktideen zur Auswahl.

Fummeln Sie an der Sponsorschaft Ask

Es ist kein Geheimnis: Hinter den wichtigsten Fundraising-Veranstaltungen steht mindestens ein großer Sponsor. Die Mühe, in die viele gemeinnützige Organisationen geraten, ist die Einrichtung dieser ersten Frage. Es ist unangenehm, ein Unternehmen zu bitten, eine Veranstaltung zu sponsern, so wie es peinlich ist, jemanden um Geld zu bitten. Es kommt nicht von selbst.

Sponsoring ist nicht Geld für nichts, sondern ein Partnerschaftsvertrag. Sie haben etwas, das sich jedes marktbewusste Unternehmen wünscht. Du hast einen guten Zweck.

Marktforschungen haben gezeigt, dass über 70% der Menschen Marken in ein Unternehmen wechseln würden, das eine gute Sache unterstützt. Darüber hinaus würde eine überwältigende Mehrheit der Menschen auch jedes Produkt oder Unternehmen empfehlen, das sich mit einem seriösen gemeinnützigen Unternehmen verbindet.

Also, warum ist es so schwer, die Frage zu stellen? Es kommt auf mangelnde Forschung an. Um die besten Fragen zu stellen, muss man wissen, wovon man spricht, mit wem man spricht und was genau man zu bieten hat.

Der erste Schritt besteht darin, alle Verbindungen, die Sie innerhalb des Unternehmens haben, herauszufinden. Die Anwesenheit von Personen im Inneren sollte helfen, die Ziele des Unternehmens zu klären.

Wenn Sie noch keine Innenanschlüsse haben, machen Sie sich keine Sorgen. Du kannst jederzeit jemanden ansprechen und ein informelles Gespräch beginnen. Ein Informationsgespräch, wenn Sie so wollen.

Das nächste Ziel ist es, herauszufinden, was die Marketingziele Ihrer potenziellen Sponsoren sind. Was wollen sie von einer gemeinnützigen Organisation wie deiner? Ist es die Exposition gegenüber Ihrem Publikum? Oder geht es eher um die Zugehörigkeit zu einem guten Zweck?

Sobald du all das weißt, kannst du bestimmen, was du für ihre Patenschaft eintauschen musst. All diese Informationen zur Hand zu haben, verhindert das Fummeln an der Frage.

Darüber hinaus kann ein potenzieller Sponsor von der Partnerschaft genauso viel profitieren wie Ihr Unternehmen.

Führen Sie vorab umfangreiche Recherchen durch, um sicherzustellen, dass Sie genau wissen, was Sie von Ihren potenziellen Sponsoren erwarten können – und was Sie ihnen dafür anbieten können.

Entscheidung, Ihre Datenbank nicht zu segmentieren

Wenn Sie Ihre Gästeliste der Veranstaltungsteilnehmer erstellen (und zweimal überprüfen), fragen Sie sich vielleicht: „Wer wird nach dieser Veranstaltung am ehesten ein wichtiges Geschenk machen?“ Es ist eine große Frage!

Wenn Sie jedoch nur mit dem Nachdenken aufhören, verpassen Sie vielleicht einige großartige Möglichkeiten, Ihre Frage zu beantworten. Die richtige Vorgehensweise ist es, mehr über Ihre Unterstützer zu erfahren und dann Ihre Datenbank entsprechend zu segmentieren. Sie können den ersten Schritt erreichen, indem Sie Prospektrecherchen durchführen.

Es gibt mehrere Ansätze, wie Sie Ihre Spender überprüfen und bewerten können. Du kannst DIY machen und versuchen, Informationen aus dem Internet zu sammeln.

Oder Sie können einen potenziellen Forscher oder einen Berater einstellen. Sie können Ihre Spenderliste auch an ein potenzielles Forschungs-Screeningunternehmen senden.

Lassen Sie sich auf jeden Fall von den Informationen, die Sie aus Ihrer Forschung gewinnen, Ihre Segmentierungsentscheidungen mitteilen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie einige potenzielle Kunden recherchieren und feststellen, dass Sie ein paar Spender haben, die ausgezeichnete Kandidaten für Großspenden wären.

Sie werden Ihre Datenbank segmentieren wollen, um zu betonen, dass diese Spender bedeutende Beiträge zu Ihrer gemeinnützigen Organisation leisten können. Dieses Wissen kann auch die Art und Weise beeinflussen, wie Sie die Sitzpläne Ihrer Fundraising-Veranstaltung gestalten.

Darüber hinaus kann es die Art und Weise beeinflussen, wie Sie einzelne Teilnehmer erreichen. Einige Teilnehmer benötigen möglicherweise eine persönlichere Note (einen Telefonanruf statt einer E-Mail), um sie zu Ihrer Veranstaltung einzuladen.

Ohne diese Recherche und die Aufteilung Ihrer Spender in sinnvolle Kategorien hätten Sie vielleicht zu viel Energie auf Teilnehmer verwendet, die wahrscheinlich nicht geben würden. Schlimmer noch, du hast vielleicht wichtige Unterstützer ignoriert! Glücklicherweise wissen Sie jetzt, wie wichtig es ist, ein wenig im Voraus zu graben.

Führen Sie Prospektrecherchen zu Ihren Veranstaltungsteilnehmern durch und segmentieren Sie Ihre Datenbank vor der Veranstaltung, damit Sie nie die Gelegenheit verpassen, einen potenziellen Großspender zu betreuen.

Die Teilnehmer der Fundraising-Veranstaltung warten lassen

Es ist ein weiterer Anfängerfehler, den leider viele gemeinnützige Organisationen machen, wenn sie eine Spendenaktion organisieren.

Wie sie sagen: „Du verlierst jede Minute nach 21 Uhr tausend Dollar.“ Das heißt, schicken Sie Ihre Gäste früher als später nach Hause.

Die Teilnehmer der Fundraising-Veranstaltung wollen nicht für immer gefangen gehalten werden. Sie haben Leben und Kinder und Jobs, und sie wollen keine sechs Stunden auf Ihrer Veranstaltung verbringen, egal wie wunderbar es ist.

In Wahrheit lieben Ihre Unterstützer Ihre Organisation. Sie würden nicht auf Ihrer Spendenaktion erscheinen oder Wege finden, anderweitig für Ihre Sache zu spenden. Das bedeutet jedoch nicht, dass du ihre Aufmerksamkeit für immer auf dich ziehen kannst.

Sicher, es gibt viele Möglichkeiten, Ihr nächstes Fundraising-Event zu bereichern, aber selbst das spannendste „Main Event“ kann eine mehrstündige Spendenaktion nicht rechtfertigen.

Im Zweifelsfall schadet es nie, eine gute Veranstaltung ein wenig zu verkürzen. Vielleicht möchtest du die guten Zeiten am Laufen halten, aber nimm eine Seite aus dem Spielbuch der Beatles und hör auf, während du vorne bist.

Halten Sie Ihre Fundraising-Events kurz, bündig und zielgerichtet. Du willst deine Gäste immer mehr wollen lassen!

Keine Spende von Teilnehmern anfordern

Es könnte ein Kinderspiel sein, und Sie fragen sich vielleicht, warum es überhaupt auf dieser Liste steht. Um Ihnen jedoch die Wahrheit zu sagen, die meisten gemeinnützigen Organisationen kommen nie direkt heraus und sagen, was sie wollen. Sie bitten nie wirklich um Spenden, auch wenn sie denken, dass sie es getan haben.

Viele gemeinnützige Organisationen werden mit den Achseln zucken und sagen: „Ich habe um Unterstützung gebeten!“ Ehrlich gesagt, das ist nicht genug. Wenn du deine Unterstützer nie um Spenden bittest, wenn du nie genau auf deine Bedürfnisse eingehst, wie kannst du dann erwarten, dass sie für dich da sind?

Der beste Weg, diese Diskrepanz zu beheben, ist, sich bei Ihrer Fundraising-Veranstaltung mit diesen Besonderheiten zu befassen. Erzählen Sie Ihren Teilnehmern alles über Ihre hochgesteckten Ziele und Erwartungen. Lassen Sie sie an der Planung Ihrer bevorstehenden Initiativen teilhaben.

Sie sind wahrscheinlich neugierig auf die Projekte, die Sie in Angriff nehmen wollen. Außerdem wollen sie wissen, wie sie helfen können – wie sie im Erdgeschoss der guten Arbeit, die du verfolgst, einsteigen können.

Bitten Sie die Spender um ihre Hilfe. Sagen Sie ihnen, dass ihre Spenden wichtig sind und dass jeder Dollar für die Erfüllung der Träume Ihrer gemeinnützigen Organisation zählt.

Es mag sich zunächst unnatürlich anfühlen, um Geld zu bitten, aber Ihre Spender würden lieber die Wahrheit kennen, als weiterzumachen, ohne zu wissen, wie sie Ihrer Sache wirklich helfen könnten.

Stellen Sie direkte Anfragen an Ihre Veranstaltungsteilnehmer. Sie werden überrascht sein, wie positiv ihre Reaktionen sind.

Vergessen Sie, Ihren gnädigen Spendern zu danken.

Einer der größten Fehler, den viele Spendensammler machen, ist, dass sie sich nicht bei ihren Veranstaltungsteilnehmern und Spendern bedanken. Oder wenn sie es tun, werden sie ihren Spendern nicht auf die richtige Weise danken. Zum Beispiel, wenn ein Spender nach einer Spendenaktion 10 $ gibt, ist es durchaus akzeptabel, ihm eine Dankes-E-Mail zu schicken.

Wenn ein Hauptspender Ihrer gemeinnützigen Organisation jedoch 5.000 Dollar gibt, können Sie wetten, dass eine E-Mail nicht ausreicht. Ein gut durchdachter Dankesbrief ist angebracht. Um die bestmögliche Stewardship-Erfahrung zu bieten, ist es wichtig, jeden Ihrer Spender als Individuum zu betrachten. Es ist auch wichtig zu erkennen, dass die Anerkennung Ihrer Spender das ist, was sie davon abhält, zu Ihrer Organisation zurückzukehren.

Spender nennen oft einen Mangel an Kommunikation und Dankbarkeit als Grund, eine gemeinnützige Organisation zu verlassen. Nicht nur, was du sagst, ist wichtig, sondern auch, wenn du es sagst.

Die beste Vorgehensweise für den Dank an Ihre Veranstaltungsteilnehmer ist es, Ihre Bestätigungen innerhalb der ersten 48 Stunden nach der Spendenaktion zu versenden. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie wahrscheinlich zuerst den allgemeinen Dank per E-Mail versenden sollten und dann zu personalisierteren Wegen wie Telefonaten und gemachten Dankesbriefen übergehen sollten, um Ihren Spendern früh, oft und in einer Weise zu danken, die ihrer Beteiligung an Ihrer Organisation entspricht.

Obwohl es durchaus einige Fehler geben kann, die ein gemeinnütziger Verein mit einem Fundraising-Event leicht machen könnte, gibt es auch genauso viele schnelle Lösungen. Wenn Sie diese Lösungen nutzen, können Sie eine Fundraising-Veranstaltung mit der Gewissheit durchführen, dass Sie mehr Geld sammeln, als Sie ausgeben.

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