Verantwortliche Pläne für die Erstattung von Mitarbeitern

Hier's, wie ein verantwortlicher Plan zur Erstattung von Betriebsausgaben für Mitarbeiter funktioniert und wie diese Ausgaben für den Mitarbeiter nicht steuerpflichtig sind.

Verantwortliche Pläne für die Erstattung von Mitarbeitern

Ein verantwortlicher Plan ist eine Vereinbarung über die Vergütung von Mitarbeitergeldern oder eine Methode zur Erstattung von Betriebsausgaben, die den IRS-Vorschriften entspricht.

Wenn Ihr Unternehmen einen verantwortlichen Plan hat, ist die Erstattung bestimmter Betriebsausgaben für den Mitarbeiter nicht steuerpflichtig. Wenn Ihr Geschäftsrückerstattungsplan nicht den Anforderungen des IRS für einen verantwortlichen Plan entspricht, sind diese Rückerstattungen für den Mitarbeiter steuerpflichtig, und auf diese Zahlungen muss die Quellensteuer auf Bundeseinkommenssteuern und Lohnsteuern erhoben werden. Darüber hinaus müssen Sie als Arbeitgeber diese Zahlungen auf dem W-2-Formular des Arbeitnehmers melden.

Verantwortliche Pläne können die Erstattung einer Reihe von verschiedenen Mitarbeiterausgaben beinhalten, einschließlich:

  • Reisekosten der Mitarbeiter, einschließlich Mahlzeiten und Unterhaltung
  • Kauf von Werkzeugen und Vorrichtungen
  • Ausgaben für das Heimbüro des Mitarbeiters

Der verantwortliche Plan muss auch ein Verfahren beinhalten, das die Arbeitnehmer verpflichtet, überschüssige Erstattungen (solche, die die zulässigen Beträge überschreiten) an den Arbeitgeber zurückzugeben. Wenn ein Arbeitgeber einen verantwortlichen Plan aufstellt und unterhält, sind die Reisekosten der Arbeitnehmer nicht als steuerpflichtiges Einkommen zu behandeln.

Zulässige Plananforderungen

Um vom IRS als „verantwortlicher Plan“ betrachtet zu werden, muss Ihre Vereinbarung ALLE folgenden Punkte enthalten:

  1. Die Aufwendungen müssen in einem Geschäftsverhältnis stehen, d.h. sie müssen bei der Erbringung von Dienstleistungen als Mitarbeiter bezahlt oder angefallen sein.
  2. Der Arbeitnehmer hat diese Aufwendungen dem Arbeitgeber gegenüber innerhalb einer angemessenen Frist angemessen zu verrechnen. Sie müssen von den Mitarbeitern verlangen, dass sie Ihnen detaillierte Informationen über diese Ausgaben zur Verfügung stellen, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort, Betrag und Geschäftszweck für die Ausgaben.
  3. Sie müssen vom Mitarbeiter verlangen, dass er überschüssige Erstattungen innerhalb eines angemessenen und bestimmten Zeitraums zurückerstattet, je nach den Umständen.

Wenn alle drei Anforderungen nicht erfüllt sind, wird der Plan vom IRS als nicht rechenschaftspflichtig bestimmt, und alle Ausgaben, die dem Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen erstattet werden, sind dem Mitarbeiter steuerpflichtig.

Überschussvergütungen

Die Mehrvergütung ist eine Erstattung, die über die zulässigen Beträge hinausgeht. Wenn der Mitarbeiter innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine übermäßigen Erstattungen zurückerstattet, sind diese übermäßigen Beträge dem Mitarbeiter steuerpflichtig. Der häufigste Fall wäre ein Fall, in dem Sie einem Mitarbeiter einen Vorschuss geben, bevor er zu einer Reise aufbricht, und seine Ausgaben während der Reise geringer sind als der Vorschuss.

Ein angemessener Zeitraum für die Rückerstattung von Übererstattungen wird durch den IRS festgelegt, wie z.B:

  • Ein Vorschuss, der innerhalb von 30 Tagen nach dem Zeitpunkt der Kostenübernahme eingegangen ist.
  • Der Mitarbeiter legt innerhalb von 60 Tagen nach Bezahlung oder Anfall eine angemessene Aufwandsabrechnung vor.
  • Der Mitarbeiter gibt eine eventuelle Überschussvergütung innerhalb von 120 Tagen nach ihrer Zahlung oder ihrem Entstehen zurück.
  • Der Mitarbeiter erhält eine Erklärung (mindestens vierteljährlich), die eine Rückgabe oder eine angemessene Berücksichtigung der ausstehenden Vorschüsse fordert, und der Mitarbeiter erfüllt diese innerhalb von 120 Tagen nach Erhalt der Erklärung.

Einreichen eines verantwortlichen Plans beim IRS

Nein, es gibt keine Anforderung, dass Sie einen schriftlichen Plan beim IRS einreichen müssen. Sie sollten aber nachweisen können, dass Sie Ihre Anforderungen an die Erstattung von Auslagen durch die Mitarbeiter definiert haben. Sie benötigen etwas in schriftlicher Form, um dem IRS zu zeigen, dass Sie verstehen, was ein verantwortlicher Plan ist und dass Sie Ihr Unternehmen nach den Anforderungen betreiben.

Zunächst müssen Sie diese Anforderungen schriftlich als Teil Ihrer Mitarbeiterpolitik und Ihres Verfahrenshandbuchs formulieren.

Zweitens sollten Sie alle Transaktionen mit Mitarbeitern für ihre Auslagenerstattungen dokumentieren und Aufzeichnungen führen, um nachzuweisen, dass alle Anforderungen des verantwortlichen Plans erfüllt wurden.

Verantwortliche Planauswirkungen und Unternehmenssteuern

Ob diese Ausgaben innerhalb eines verantwortlichen Plans getätigt werden, hat keinen direkten Einfluss auf Ihre Fähigkeit, diese Ausgaben in Ihrer Unternehmenssteuererklärung abzuziehen. Sie müssen aber trotzdem eine ausreichende Dokumentation vorlegen, um nachzuweisen, dass diese Ausgaben geschäftsbedingt waren.

Bei Reisekostenerstattungen können Sie z.B. den Aufwand in der entsprechenden Zeile Ihrer Gewerbesteuererklärung abziehen. Verwenden Sie beispielsweise für Verpflegungs- und Bewirtungskosten die Zeile 24b von Anlage C (für Einzelunternehmer oder Einpersonen-LLC’s.).

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