Beschaffungsdefinition

Was ist Beschaffung? Diese Beschaffungsdefinition für das Geschäft beinhaltet Schlüsselthemen und Trends wie Green Procurement und Ethical Sourcing.

Definition der Unternehmensbeschaffung

Themen, Trends & das Problem des Beschaffungsbetrugs

Definition der Beschaffung:

Die Beschaffung ist die Beschaffung und der Einkauf von Waren und Dienstleistungen für die geschäftliche Nutzung aus einer externen Quelle.

Einzelne Unternehmen legen Beschaffungsrichtlinien fest, die ihre Wahl von Lieferanten, Produkten und die Methoden und Verfahren regeln, die zur Kommunikation mit ihren Lieferanten verwendet werden. Beispielsweise haben Unternehmen oft Verfahren für die Ausschreibung und Bewertung von Angeboten festgelegt.

Der Beschaffungsprozess umfasst:

  • Identifizierung der Bedürfnisse von Kunden und Lieferanten
  • Auswahl und Vorbereitung von Tools und Prozessen zur Kommunikation mit Lieferanten
  • Vorbereitung von Ausschreibungen und Angebotsanfragen
  • Festlegung von Richtlinien für die Bewertung von Angeboten, Angeboten und Lieferanten

Bei diesen Richtlinien geht es nicht nur um Fairness, sondern auch darum, wie sich der Beschaffungsprozess auf die Identität und Marke eines Unternehmens auswirkt. Wenn sich ein Unternehmen beispielsweise als umweltbewusstes Unternehmen positioniert hat, muss seine Einkaufspolitik diese Haltung unterstützen.

Beschaffung vs. Einkauf

Während viele Menschen die beiden Begriffe austauschbar verwenden, ist der Einkauf nur ein Aspekt der Beschaffung. Anders ausgedrückt, muss ein Großteil des Beschaffungsprozesses bereits stattgefunden haben, bevor die Einkaufsphase erreicht ist. Die Identifizierung des Bedarfs, die Autorisierung der Kaufanfrage, die Identifizierung der Lieferanten, die Verhandlung und Auswahl des Lieferanten müssen geschehen, bevor die Schritte des Einkaufs stattfinden. Procurify legt den typischen Procure to Pay Cycle im Detail dar.

Themen & Trends in der Beschaffung

Unternehmen sind natürlich am meisten daran interessiert, die qualitativ hochwertigsten Waren und Dienstleistungen zu erhalten, die sie zum besten Preis und in dem am besten geeigneten Zeitrahmen beschaffen können. Aber das ist nicht ihr einziges Interesse. Weil Menschen sich zu Marken hingezogen fühlen, von denen sie glauben, dass sie ihre Werte teilen, sind Unternehmen auch daran interessiert, sicherzustellen, dass ihre Beschaffungspolitik die Werte, die potenzielle Kunden attraktiv finden, unterstützt. So haben Unternehmen beispielsweise ein Eigeninteresse an einer Beschaffungspolitik, die als fair angesehen, den Wettbewerb gefördert und mit unternehmerischer Integrität betrieben wird.

Aber viele gehen auch über diese Grundlagen hinaus, um sicherzustellen, dass ihre Beschaffungspolitik mit dem wachsenden Interesse der Öffentlichkeit an Ideen wie ethischen Investitionen und dem Schutz der Umwelt übereinstimmt.

So praktizieren immer mehr Unternehmen eine umweltfreundliche Beschaffung (auch bekannt als Öko-Beschaffung oder nachhaltiger Einkauf) und entwickeln Richtlinien, die den Schwerpunkt auf die Beschaffung und den Einkauf von Waren und Dienstleistungen legen, die weniger umweltschädlich sind als vergleichbare Alternativen.

Zu den umweltfreundlichen Beschaffungsrichtlinien gehört die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, die weniger Auswirkungen auf die Umwelt haben:

  • Reduzierung der Verschwendung
  • Senkung der Treibhausgasemissionen
  • Energie, Wasser und Boden schonen
  • Nutzung erneuerbarer Energiequellen
  • Keine giftigen Stoffe enthalten und keine Verschmutzung verursachen.

Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, ein Produkt von einem Lieferanten zu kaufen, weil es weniger Verpackung hat als ein vergleichbares Produkt, zum Beispiel, oder ein Produkt zu wählen, weil es recyceltes Material enthält, während ein anderes es nicht enthält.

Public Works and Procurement Canada verfügt über Informationen über umweltfreundliche Beschaffung, um Unternehmen bei der Identifizierung verfügbarer umweltfreundlicher Produkte und Dienstleistungen zu unterstützen oder die Anforderungen eines Unternehmens an die Umwelt zu definieren.

Ethische Beschaffung ist ein ähnlicher Trend in der Beschaffung, der in den letzten Jahren viel Aufmerksamkeit erlangt hat, da mehr Produkte in Ländern der Dritten Welt produziert oder hergestellt werden, die nicht unbedingt ethische Arbeitsstandards durchsetzen. Von Aktivisten aufgedeckt, haben missbräuchliche Arbeitspraktiken in der Bekleidungsindustrie in Ländern wie Bangladesch, Indonesien, China und Vietnam dem Image von Unternehmen wie Nike und Walmart sehr geschadet.

Als Reaktion darauf hat Walmart eine ethische Beschaffungspolitik für seine Lieferketten eingeführt und 1999 die Fair Labor Association (FLA) gegründet, eine gemeinnützige Gruppe, die sich der Verbesserung der Beschäftigungsstandards für Arbeitnehmer auf der ganzen Welt verschrieben hat, indem sie faire Arbeitspraktiken und sichere Arbeitsbedingungen gewährleistet.

Teilnehmende Unternehmen können sich bei der FLA eintragen lassen, indem sie die Einhaltung der FLA-Arbeitsstandards und -praktiken durchsetzen. Nike führt nun Audits in Fabriken durch und veröffentlicht einen Bericht über die soziale Verantwortung von Unternehmen, der Informationen über sein Engagement für Nachhaltigkeit und faire Arbeitspraktiken enthält.

Was die ethische Beschaffung betrifft, so beinhaltet faire Arbeit den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die in einem Umfeld entstehen, in dem:

  • Die Sicherheit der Arbeitnehmer wird respektiert;
  • den Arbeitnehmern wird ein angemessener Lohn für ihre Arbeit gezahlt;
  • Mitarbeiter arbeiten in angemessener Zeit und haben gesundheitliche Vorteile;
  • keine Kinderarbeit eingesetzt wird.

Ethische Beschaffungsrichtlinien umfassen in der Regel sowohl ökologische Beschaffungspraktiken als auch faire Arbeitsrichtlinien.

Beschaffungsbetrug

Der Beschaffungsprozess eignet sich naturgemäß für Wirtschaftskriminalität, und der Anstieg des Outsourcings hat das Problem verschärft. Laut der PwC Global Economic Crime Survey 2018 ist Beschaffungsbetrug sogar eine der am häufigsten gemeldeten Wirtschaftskriminalität weltweit. In dem Bericht heißt es, dass 28% der Unternehmen, die professionelle Dienstleistungen erbringen, 23% der Technologieunternehmen und 29% der Unternehmen, die Industrieprodukte herstellen, Beschaffungsbetrug erlitten haben.

Die Umfrage zeigt auch einen signifikanten Anstieg des Anteils der von internen Akteuren begangenen Wirtschaftskriminalität (von 46% im Jahr 2016 auf 52% im Jahr 2018) und einen dramatischen Anstieg des Anteils der Verbrechen, die dem oberen Management zugeschrieben werden (von 16% im Jahr 2016 auf 24% im Jahr 2018). Alles in allem waren interne Akteure ein Drittel wahrscheinlicher als externe Akteure, die die Täter der schlimmsten Betrugsfälle waren.

Bestechung und Angebotsabsprachen sind gängige Formen von Beschaffungsbetrug beim Erwerb von Waren und Dienstleistungen, ebenso wie Beschaffungsbetrug von Außenstehenden. Eine der häufigsten ist, dass ein Unternehmen eine gefälschte, ähnlich aussehende Rechnung für Produkte erhält, die nie geliefert wurden. Der Täter hofft, dass das Unternehmen die Rechnung automatisch bezahlt.

Unternehmen können sich vor Beschaffungsbetrug schützen durch:

  • Nur ausgewiesenes, vertrauenswürdiges Personal darf Bestellungen von Waren und Dienstleistungen aufgeben.
  • Nichtannahme von Angeboten unbekannter Lieferanten
  • Nicht bestellte Artikel ablehnen
  • Überwachung übermäßiger oder wiederholter Käufe von fehlerhaften oder qualitativ minderwertigen Lieferungen oder Dienstleistungen

Auch bekannt als: Beschaffungsmanagement.

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