Schreiben einer Incentive-Reise oder einer Executive Retreat-Agenda

Ob Sie nun eine eintägige Konferenz oder eine viertägige Retreat- oder Incentive-Reise planen, die Veranstaltungsplaner müssen eine prägnante, aber informative Agenda schreiben.

Schreiben einer Agenda für eine Incentive-Reise oder einen Executive Retreat

Wie man eine prägnante Agenda für das Retreat-Meeting erstellt

Veranstaltungsplaner sind diejenigen, die mit der Erstellung einer prägnanten und dennoch informativen Agenda für die von ihnen organisierten Meetings und Veranstaltungen betraut sind, einschließlich der Agenda für einwöchige Betriebsversammlungen. Unabhängig davon, ob es sich um einen Tag mit Meetings für Niederlassungsleiter oder vier Tage mit Teambuildingübungen für Neueinstellungen handelt, bleiben die Grundelemente gleich.

Tipps zum Schreiben der Agenda

Das Schreiben einer Agenda für eine Veranstaltung – insbesondere für eine mehrtägige Veranstaltung – ist manchmal schwierig, da die Agenda (oder der Reiseverlauf auf einen Blick) kurz sein und alle notwendigen Informationen enthalten muss. Schließlich sind die meisten Teilnehmer mit den angebotenen Programmen vertraut und wollen nicht in einem umfangreichen Dokument herumschleppen, um herauszufinden, wo und wann sie sein sollten. Es ist Ihre Aufgabe als Veranstaltungsplaner, den Teilnehmern das Leben so einfach wie möglich zu machen.

Die Grundelemente einer Agenda sollten die folgenden Informationen enthalten:

  • Name und Ort der Veranstaltung.
  • Tag und genaue Uhrzeit jeder Eventaktivität bis zur Viertelstunde.
  • Art von Veranstaltung wie kreative Brainstorming-Sitzung vs. strategische Zielsetzung vs. Podiumsdiskussion mit Teamleitern
  • Relevante Informationen über die Veranstaltung, wie z.B. die Kleidung für ein Treffen, wenn es sich um eine Mittags-, Abend- oder Cocktailparty handelt (z.B. Business casual vs. Black-Tie).
  • Tipp: Lassen Sie die Teilnehmer immer wissen, wo sie zusätzliche Informationen wie die Website der Gastorganisation finden können.

Beispiel für das Format der Besprechungsagenda

Die meisten Agenda-Formate haben einen Kopfbereich in der Mitte der Seite mit einer bis drei Zeilen Text mit dem Namen der Veranstaltung, dem Namen der Organisation, die die Veranstaltung veranstaltet und dem Datum, an dem die Veranstaltung beginnt. Die Agenda ist dann in zwei Spalten gegliedert: Die linke Spalte enthält Datum und Uhrzeit. Auf der rechten Seite befindet sich der Name der Veranstaltung sowie Details zur Aktivität.

Ihre Agenda sollte leicht verständlich sein, und wenn es sich um eine eintägige Veranstaltung handelt, versuchen Sie, alles auf eine Seite zu bringen. Denken Sie daran, dass die allgemeine Reiseroute eines von mehreren Elementen ist, mit deren Vorbereitung Sie zusammen mit anderen formalen Einladungsmaterialien wie elektronischen und gedruckten Einladungen beauftragt sind. Da die Teilnehmer von Ihnen mehrere Kommunikationsmaterialien erhalten, gibt es viele Möglichkeiten, detaillierte Informationen in einem anderen Dokument bereitzustellen.

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